Les objets d’une base de données Microsoft Access
Les objets d’une base de données Microsoft Access
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Objectif
- Connaitre les objets présents dans une base de données Microsoft Access
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Introdution
- Le logiciel Access contient plusieurs types d’objets. Les objets de la base de données sont des objets qui apparaissent dans la fenêtre Base de données. C’est l’utilisateur qui crée ces objets.
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Les tables
- Structure fondamentale du système de gestion de bases de données relationnelles. Dans Access, une table est un objet qui stocke des données dans des enregistrements (lignes) et des champs (colonnes). Les données sont généralement relatives à une catégorie particulière, par exemple des contacts dans vos agendas, ou des coordonnées dans le botin.
- Dans les bases de données relationnelles, une table est un ensemble de données organisées sous forme d’un tableau où les colonnes correspondent à des catégories d’information (une colonne peut stocker des numéros de téléphone, une autre des noms…) et les lignes à des enregistrements, également appelés entrées.
- Les tables ou tableaux sont des listes objet qui contiennent des données disposées dans des enregistrements. Par exemple, vous pouvez créer une table de Contacts pour stocker une liste de noms, les adresses de messagerie et les numéros de téléphone.
- Les tables sont les objets d’une base de données qui contiennent les informations de base. Ces informations peuvent être saisies au moyen d’un formulaire, traitées grâce à des requêtes, ou présentées sous forme d’un état. Comme leur nom l’indique, les tables sont des tableaux comportant des colonnes, les champs, et des lignes, les enregistrements.
- Une table reprend les informations brutes (non traitées) d’une base de donnée Access. Une base de donnée peut comporter plusieurs tables qui peuvent être liées entre elles (base de donnée relationnelle) ou totalement indépendantes.
- Une table contient des données de même nature. Les tables organisent les données en colonnes (ou champs, ou rubriques) et en lignes (ou enregistrements, ou fiches). Par exemple, dans une table de clients, le nom est un champ, le numéro de téléphone en est un autre.
- L’enregistrement est un ensemble de valeurs de champ concernant une entité : une personne, un article, un événement… Par exemple, dans une table de clients, le code, le nom, le prénom,l’adresse, le code postal et la ville d’un client constituent un enregistrement.
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Les requêtes
- Une requête permet:
- De poser une question sur les données stockées dans les tables
- D’accomplir une action sur ces données.
- Une requête est la formulation de critères de sélection d’enregistrements d’une ou de plusieurs tables. On peut par exemple extraire les clients par villes. Une requête porte automatiquement sur les données actuelles d’une ou plusieurs tables concernées. Access extrait de ces tables les enregistrements qui répondent aux critères et les affiche.
- Une requête peut également être de type action. Celles-ci ont la particularité d’exécuter leur action sur une table (création d’une table, ajout/suppression d’enregistrements, mise à jour des données).
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Les Formulaires
- Objet de base de données Access dans lequel vous placez des contrôles servant à saisir, afficher et modifier des données dans les champs.
- Un formulaire sert à saisir, à consulter et à modifier le contenu d’une table ou de plusieurs tables liées, enregistrement par enregistrement. Le formulaire permet d’afficher les données des enregistrements, les champs étant disposés à l’écran selon vos souhaits, de vérifier les valeurs saisies, de créer des champs calculés, de réclamer des totaux, d’incorporer des graphiques, de mettre en valeur les données avec des polices spéciales, des couleurs, etc.
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Les États
- Objet de base de données Access qui présente des informations mises en forme et organisées selon vos spécifications, par exemple
- Des récapitulatifs de ventes,
- Des listes de numéros de téléphone
- Des étiquettes pour publipostage.
- On utilise un état pour imprimer une série d’enregistrements dans un format et une mise en page personnalisée. Dans un état, on peut regrouper des enregistrements sur divers critères et effectuer des calculs de regroupement sur les champs : sous-totaux, moyennes, comptage, …
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Les Macros
- Une action ou un ensemble d’actions destinées à automatiser certaines tâches.
- Une macro est une séquence d’actions qui peut être exécutée automatiquement, ou lancée par l’utilisateur. Une macro peut être affectée à un objet (formulaire, bouton, …) ainsi qu’à une combinaison de touches ou une commande.
