Ms Project : démarche de construction du planning

Objectif

• Etre capable de planifier les durées des tâches et les liens entre eux.

Description

• Lorsque les prévisions ont été clairement établies et avant que le projet ne rentre
  en phase d’exécution.
• C’est-à-dire avant d’avoir saisi des valeurs réelles (ex : pourcentage d’achèvement) il est important de définir une planification de référence qui vous permettra d’établir des comparaisons lors du suivi du projet entre les prévisions et les réalisations.
• Sachez qu’il vous sera bien sûr toujours possible d’ajouter des tâches, des ressources ou des affectations au projet une fois que le travail aura débuté.

La planification comme outil

• La planification est un outil indispensable de management de projet.
• Elle permet de :
• Mieux définir les travaux à réaliser
• Fixer des objectifs
• Coordonner diverses actions
• Maîtriser les moyens requis
• Maîtriser les interfaces du projet
• Minimiser les risques rencontrés.
• Optimise ainsi les chances de réussite du projet en améliorant la productivité
  grâce à une meilleure maîtrise de la qualité.
• Mettre en place une stratégie de management, notamment en suivant les activités en cours et en rendant compte de l’état d’avancement du projet.

Démarche

• Pour répondre à notre objectif déclaré on va essayer de présenter les étapes à suivre dans l’ordre de priorité

1. Définir les tâches(préciser leurs noms)

• Pour entrer une tâche dans le Gantt double-cliquer sur la ligne de la tâche ou menu Projet/Informations
  sur la tâche ou bouton droit de la souris.

2. Identifier les tâches: récapitulatives et subordonnées

• Créer et utiliser des tâches récapitulatives et subordonnées
• Une tâche récapitulative est représentée par une ligne noire bornée par des « pointes » sur le Gantt.



• Les tâches récapitulatives apparaissent en gras et les tâches subordonnées sont en retrait sous ces dernières.
• Pour définir une tâche comme étant subordonnée, il faut la sélectionner et cliquer sur l’outil Abaisser (la flèche tournée vers la droite)



• La durée, les dates de début et fin d’une tâche récapitulative sont calculées automatiquement en fonction des éléments précisés dans les tâches subordonnées.

3. Affecter les ressources aux tâches

• Lorsque vous créez des ressources, MS Project leur associe systématiquement un calendrier.
• Ce calendrier est une copie du calendrier standard du projet.
• Traditionnellement on appelle ressources les individus engagés dans le projet.
• Généralement est appelée ressource toute « chose » contribuant à la réalisation d’une tâche : une personne, un groupe de personnes (Menuisiers), un matériel (Perceuse), un matériau (Marteau)
  Project propose 5 types de ressources :
• Les individus.
• Les groupes d’individus (équipe de 4 menuisiers)
• Les matériels (une perceuse).
• Les matériaux, ou consommables (clou)
• Les ressources de type coût

Pour chaque tâche, il s’agit d’identifier la ou les personnes (ou l’équipe, le matériel,les matériaux et le coût) auxquelles va être confiée la réalisation de la tâche.

4. Estimer les durées des tâches

• Pour simplifier le processus de planification et son suivi, on ne gère pas le planning avec des charges mais avec des durées : c’est-à-dire qu’on va estimer une durée de réalisation à partir du travail à réaliser pour la tâche et des ressources que l’on y a affectées.
• La durée choisie doit être à la fois réaliste et raisonnable (une tâche doit avoir une durée inférieure à 4 semaines pour pouvoir maîtriser son avancement réel, dans l’idéal entre 5 et 10 jours).

5. Positionner des jalons aux tâches

• Toute tâche dont la durée est égale à zéro est un jalon, c’est-à-dire un point de référence qui marque un événement principal dans un projet (réunion, livraison, décision…) et qui est utilisé pour suivre son avancement.
• Un jalon est représenté par un losange sur le diagramme de Gantt.
• Pour positionner un jalon :
• Soit mettre la durée de la tâche à 0 jour,
• Soit cocher la case « jalon » dans les « Informations sur la tâche », onglet « Confirmé ».

6. Lier les tâches entre elles

• Pour réaliser cette étape il est préférable que chaque tâche soit liée à une autre, par exemple la tâche 2 ne peut débuter que lorsque la tâche 1 est terminée.